Учись!
18.09.2025 #ITIL4 #ITSM

ITIL4 Управление знаниями: как не потерять мозги компании при увольнении сотрудников

Твой лучший разработчик увольняется, а с ним уходят знания о том, как работает половина системы. Знакомо? Сегодня разберем, как перестать зависеть от незаменимых людей и превратить знания из личной собственности в корпоративный актив.

Knowledge Management – это как общая память для всей компании.

Конкретно это значит:

  • Новый сотрудник входит в работу за неделю, а не за полгода
  • Одну и ту же проблему решают за 5 минут, а не переизобретают 2 часа
  • Компания не останавливается, когда незаменимый Вася уходит в отпуск
  • Клиенты получают быстрые и правильные ответы от любого специалиста

В цифрах для СЕО:

  • Время решения повторяющихся проблем сокращается в 10-20 раз
  • Стоимость адаптации новых сотрудников снижается в 3-5 раз
  • Зависимость от ключевых экспертов уменьшается в разы
  • Качество обслуживания клиентов растет, потому что все знают, что делать

Простая аналогия: это как перейти от ремесленной мастерской, где каждый мастер знает только свои секреты, к современному производству с документированными процессами и стандартами.

Конкретно эта практика занимается:

Сбор знаний

  • Документирование опыта сотрудников
  • Фиксация решений проблем
  • Сохранение лучших практик компании

Организация знаний

  • Структурирование информации
  • Классификация и тегирование
  • Создание связей между знаниями

Распространение знаний

  • Обеспечение доступа к нужной информации
  • Обучение сотрудников
  • Создание культуры обмена знаниями

Использование знаний

  • Применение опыта в новых ситуациях
  • Принятие решений на основе накопленных знаний
  • Улучшение сервисов и процессов

Обновление знаний

  • Актуализация устаревшей информации
  • Удаление неактуальных знаний
  • Постоянное пополнение базы знаний

Простой пример:

Вот как выглядит работа с инцидентами в компании:

Без Knowledge Management:

  • Пользователь: У меня не работает принтер!
  • Инженер 1: Тратит 2 часа на диагностику и решение проблемы
  • Через неделю
  • Другой пользователь: У меня не работает принтер!
  • Инженер 2: Снова тратит 2 часа на ту же проблему
  • И так по кругу, снова и снова

С Knowledge Management:

  • Пользователь: У меня не работает принтер!
  • Инженер 1: Тратит 2 часа на диагностику и решение проблемы
  • Документирует решение в базе знаний
  • Через неделю
  • Другой пользователь: У меня не работает принтер!
  • Инженер 2: Ищет в базе знаний, находит решение за 5 минут
  • Время решения сократилось в 24 раза!

🔥 Какие проблемы решает эта практика

  1. Синдром Изобретения велосипеда – когда каждый новый сотрудник решает одну и ту же проблему с нуля, не зная, что кто-то уже нашел решение.
  2. Эффект Ушел Вася – всё сломалось – когда критически важные знания находятся в голове одного сотрудника, и если он уходит, компания теряет эти знания.
  3. Синдром Я не знал, что так можно – когда в одном отделе уже решили проблему, но другие отделы об этом не знают и продолжают мучиться.
  4. Эффект Дежавю проблем – к огда компания регулярно сталкивается с одними и теми же проблемами, потому что не учится на своих ошибках.
  5. Синдром Где это было? – когда информация есть, но её невозможно найти из-за хаотичного хранения и отсутствия структуры.
Если регулярно видишь это в рабочем чате - пора чинить процесс
Если регулярно видишь это в рабочем чате – пора чинить процесс

Когда пора этим заняться

Пора задуматься об управлении знаниями, если:

  • При увольнении сотрудника возникает паника “а как это работает?”
  • Новички входят в курс дела месяцами
  • Одни и те же вопросы задаются по кругу
  • Решение повторяющихся проблем занимает много времени
  • Знания о системах живут только в головах людей

Можно точно пока подождать, если:

  • У тебя команда из 3-5 человек, которые сидят в одной комнате
  • Все процессы простые и понятные
  • Текучка кадров близка к нулю
  • Бизнес не растет и не усложняется
РазмерЧто делатьИнструменты
До 10 человекОбщая папка + простая wiki + чат для вопросовGoogle Drive + Notion + Slack
10-50 человекБаза знаний + документирование процессов + FAQConfluence + Jira + внутренний портал
50-200 человекСистема управления знаниями + интеграция с Service DeskПолноценная ITSM + выделенные роли
200+ человекКорпоративный портал знаний + команда KM + ИИ для поискаEnterprise-решения + аналитика

Как это работает на практике

Примерный процесс

Ключевая модель: Цикл управления знаниями

В ITIL есть конкретная модель, которая помогает не просто собирать информацию в кучу, а реально управлять знаниями.

Цикл управления знаниями в Knowledge Management
Никакого Wow – просто ручной труд

Вот она без воды и заумных терминов:

1. Создаем знания – каждый день сотрудники решают проблемы, находят новые способы работы, получают опыт. Это и есть создание знаний.

2. Собираем знания – фиксируем решения проблем, записываем процессы, интервьюируем экспертов, документируем лучшие практики.

3. Структурируем – организуем знания так, чтобы их можно было легко найти: категории, теги, связи между статьями.

4. Делимся знаниями – обеспечиваем доступ к знаниям всем, кому они нужны. Интегрируем в рабочие процессы.

5. Используем знания – применяем накопленный опыт для решения новых задач, обучения сотрудников, принятия решений.

6. Обновляем знания – регулярно проверяем актуальность, удаляем устаревшее, добавляем новое.

И самое главное – это цикл, а не разовое мероприятие.
Управление знаниями – это постоянный процесс.

1. Типы знаний и как с ними работать

Типы знаний в компании
Не всё так просто

Явные знания – то, что легко записать и передать:

  • Документация по системам
  • Инструкции и руководства
  • Решения известных проблем
  • Процессы и процедуры

Как работать: Документируй, структурируй, делай доступным через базу знаний.

Неявные знания – то, что в головах людей:

  • Опыт и экспертиза
  • Интуитивные решения
  • Ноу-хау и трюки
  • Контекстное понимание

Как работать: Используй наставничество, сторителлинг, сообщества практиков, записывай видео с экспертами.

2. Структура базы знаний

Хорошая база знаний должна быть:

  • Структурированной – четкие категории и иерархия
  • Поисковой – мощный поиск с тегами
  • Актуальной – регулярное обновление и дополнение
  • Доступной – простой интерфейс и в идеале, мобильный доступ
  • Интегрированной – связь с другими системами (сквозная авторизация будет к месту)

3. Культура обмена знаниями

Технологии – это только 10% успеха. 90% – это культура и люди.

Как создать культуру обмена знаниями:

  • Поощряй – вознаграждай за вклад в базу знаний
  • Показывай пример – руководители должны активно делиться знаниями
  • Упрощай – сделай процесс документирования максимально простым
  • Интегрируй – встрой обмен знаниями в рабочие процессы
  • Измеряй – отслеживай использование и пользу от базы знаний

Какие инструменты исользовать

Для создания базы знаний

  • Atlassian Confluence – был стандартом, но бросил своих клиентов
  • EvaWiki – для создания видеоинструкций
  • Notion – гибкая система для документации и баз знаний
  • Аспро.Cloud – для формализованных знаний и процессов
  • Битрикс24.Знания – убогая, но лучше, чем ничего
  • Minerva Knowledge – я не пробовал, но выглядит здорово

Для управления знаниями в Service Desk

  • Naumen Service Desk – российская ITSM-система с модулем управления знаниями
  • Okdesk – облачная Service Desk с базой знаний
  • ITSM 365 – отечественная система с управлением знаниями
  • Jira Service Management + Confluence – было хорошо, но забудь 😡

Для продвинутого управления знаниями

  • Yandex DataSphere – для работы с данными и аналитикой
  • Loginom — для извлечения знаний из данных

Но помни: инструмент – это только малая часть решения. Можно купить самую дорогую систему управления знаниями, но если люди не будут ей пользоваться – это пустая трата денег.

Схема управлениями знаниями в комании
По друому не заработает, я пробовал много раз

Как внедрить и не обосраться

Шаг 1: Разведка (1-2 месяца)

  1. Проведи аудит знаний
    • Какие знания критичны для бизнеса?
    • Кто является ключевыми экспертами?
    • Где сейчас хранится информация?
    • Какие проблемы возникают чаще всего?
  2. Определи приоритеты
    • ТОП-20 самых частых проблем
    • Критически важные процессы
    • Знания, которые могут уйти с сотрудниками
  3. Выбери инструмент
    • Исходя из размера команды и бюджета
    • С учетом интеграций с существующими системами

Шаг 2: Быстрый старт (1-2 месяца)

  • Создай простую базу знаний для самых частых проблем
Чет типо такого будет за глаза на старте
  • Задокументируй ТОП-20 проблем
    • Возьми статистику обращений в поддержку
    • Попроси ТП описать типовые решения
    • Создай простые пошаговые инструкции
  • Обучи ключевых сотрудников
    • Как создавать статьи
    • Как структурировать информацию
    • Как использовать теги и категории

Шаг 3: Развитие (3-6 месяцев)

  • Расширь базу знаний на все ключевые системы и процессы
  • Правило: решил проблему – задокументируй
  • Назначь ответственных за разные области
  • Добавь поиск по базе знаний при создании тикета
  • Автоматические предложения статей

Шаг 4: Зрелость (6-12 месяцев)

  • Создай культуру обмена знаниями
  • Внедри продвинутые инструменты (ИИ-поиск, рекомендации)
  • Создай программу наставничества для передачи неявных знаний
  • Измеряй количество обращений по типовым вопросам

🚫 Как делать не надо

  1. У нас нет времени на документацию. Классическая ловушка – считать, что документирование знаний отнимает время от реальной работы. В итоге теряется гораздо больше времени на повторное решение одних и тех же проблем.
  2. Мы установили базу знаний, теперь у нас есть всё. Попытка решить проблему только технологиями, без изменения культуры и процессов. Так не будет реального использования.
  3. Пусть этим занимается отдельный человек/отдел. Назначить одного человека ответственным за все знания компании. Маша пытается документировать то, в чем не разбирается, а эксперты не хотят тратить время на объяснения.
  4. Мы всё задокументировали, дело сделано Потратили полгода на создание базы знаний, а потом забыли про нее. Без регулярного обновления база знаний быстро устаревает и становится бесполезной.
  5. У нас есть общая папка на диске, этого достаточно. Свалили все документы в одну папку без структуры и поиска. Найти нужную информацию – тот ещё квест.

Где знания брат?

Управление знаниями – это критически важный процесс, который помогает компании не терять свой самый ценный актив – опыт и знания сотрудников.

Время, потраченное на документирование знаний сегодня, окупится многократно завтра.
Скоро намутят флешки для мозга и можно будет вот так.

Время, потраченное на документирование знаний сегодня, окупится многократно завтра.

Начни с аудита знаний в компаии прямо сейчас